Privacybeleid en -Reglement

Binnen de opticienbranche en met name binnen van Warmerdam Opticiens wordt veel gewerkt met persoonsgegevens van klanten, medewerkers en (keten)partners. Persoonsgegevens worden voornamelijk verzameld bij de klanten voor het goed uitvoeren van de diensten van Van Warmerdam Opticiens . De klant moet erop kunnen vertrouwen dat van Warmerdam Opticiens zorgvuldig en veilig met de persoonsgegevens omgaat. In deze tijd gaat ook van Warmerdam Opticiens mee met nieuwe ontwikkelingen. Nieuwe technologische ontwikkelingen, innovatieve voorzieningen, globalisering en een steeds meer digitale overheid stellen andere eisen aan de bescherming van gegevens en privacy. Van Warmerdam Opticiens is zich hier van bewust en zorgt dat de privacy gewaarborgd blijft, onder andere door maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging, dataminimalisatie, transparantie en gebruikerscontrole.

 

Het management speelt een cruciale rol bij het waarborgen van privacy.
Van Warmerdam Opticiens geeft middels dit beleid een duidelijke richting aan privacy en laat zien dat hij de privacy waarborgt, beschermt en handhaaft. Dit beleid is van toepassing op de gehele organisatie, alle processen, onderdelen, objecten en gegevensverzamelingen van Van Warmerdam Opticiens. Dit privacy-beleid van Van Warmerdam Opticiens is in lijn met het algemene beleid van Van Warmerdam Opticiens.

 

Wettelijke kaders voor de omgang met gegevens

Van Warmerdam Opticiens is verantwoordelijk voor het opstellen, uitvoeren en handhaven van het beleid. Hiervoor gelden onder andere de volgende wettelijke kaders:

• Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp), vanaf 25 mei 2018 vervangen door de Europese Verordening Gegevensbescherming (AVG)
• Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming

 

Uitgangspunten

Van Warmerdam Opticiens gaat op een veilige manier met persoonsgegevens om en respecteert de privacy van betrokkenen. Wij houden zich hierbij aan de volgende uitgangspunten:

Rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie
Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.

 

Grondslag en doelbinding
van Warmerdam Opticiens zorgen ervoor dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden verzameld en verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen met een rechtvaardige grondslag verwerkt.

• Wet Bescherming Persoonsgegevens (vanaf 25 mei 2018 vervangen door de Europese Verordening; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
• Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming

 

Dataminimalisatie

Van Warmerdam Opticiens verwerkt alleen de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel. Van Warmerdam Opticiens streeft naar minimale gegevensverwerking. Waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt.

 

Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om de taken goed uit te kunnen oefenen of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven.

 

Integriteit en vertrouwelijkheid

Van Warmerdam Opticiens gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Zo worden persoonsgegevens alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht en voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Daarbij zorgt van Warmerdam Opticiens voor passende beveiliging van persoonsgegevens. Deze beveiliging is vastgelegd in het

 

Delen met derden

In het geval van samenwerking met externe partijen, waarbij sprake is van gegevensverwerking van persoonsgegevens, maakt van Warmerdam Opticiens afspraken over de eisen waar gegevensuitwisseling aan moet voldoen. Deze afspraken voldoen aan de wet. Van Warmerdam Opticiens controleert deze afspraken halfjaarlijks.

 

Zo min mogelijk impact

Voor het bereiken van het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, wordt inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de betrokken klant zoveel mogelijk beperkt.

 

Zo min mogelijk inbreuk.

De inbreuk op de belangen van de betrokkene mag niet onevenredig zijn in verhouding tot en met de verwerking te dienen doel.

 

Rechten van betrokkenen

Van Warmerdam Opticiens honoreert alle rechten van betrokkenen, voor zover dat betrekking heeft op gegevens verwerking ten aanzien van AVG.

Dit privacy beleid treedt in werking na vaststelling door het college van burgemeesters en wethouders. Het beleid wordt ieder halfjaar geëvalueerd en indien nodig herzien. Aanpassingen van dit beleid worden aangekondigd via de website www.vanwarmerdam.nl. De meest actuele versie van het beleid is hier te vinden.

Aldus vastgesteld door de directie van Van Warmerdam Opticiens op 20 december 2018

 

Martin van Warmerdam, Directeur

In dit reglement laat opticien van Warmerdam Opticiens zien op welke manier zij dagelijks omgaat met persoonsgegevens en privacy, en wat er wettelijk wel en niet verantwoord is.

Privacy speelt een belangrijke rol in de relatie tussen de klant en van Warmerdam Opticiens en staat daarmee hoog op de agenda. Opticiens hebben de verantwoordelijkheid over persoonsgegevens en gegevensuitwisseling op alle terreinen waar ze actief zijn. Opticiens zijn verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van klanten en medewerkers. Dat geldt voor taken op het gebied van registratie van gegevens, anamnese, oogmetingen, advies op het gebied van oogziekten en alle andere services en diensten. Goed en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens is een dagelijkse bezigheid van opticiens. Het beschermen van de privacy is complex, en wordt steeds complexer door technologische ontwikkelingen en nieuwe Europese wetgeving. Daarom vinden wij het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan, en de privacy waarborgen.

 

1. Wetgeving en definities

Op dit moment heeft elke lidstaat van de Europese Unie een eigen privacywet, gebaseerd op de Europese richtlijn van 1995. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) regelt het juridische kader voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland. Op 25 mei 2018 vervalt de Wbp en treedt de Europese Verordening; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking, samen met de uitvoeringswet. De AVG bouwt voort op de Wbp en zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacy-rechten met meer verantwoordelijkheden voor organisaties.

De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt (Artikel 4, AVG):

Betrokkene: De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.

Verwerker: De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.

Persoonsgegevens: Alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld; naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen, zoals biometrische gegevens, medische achtergrond of het Burgerservicenummer (BSN).

Gegevensbescherming effectbeoordeling: Met een gegevensbescherming effectbeoordeling worden de effecten en risico’s van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Privacy Impact Assessment (PIA).

Verwerkingsverantwoordelijke: Een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Verwerking: Een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen.

 

2. Reikwijdte

Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen die binnen van Warmerdam Opticiens plaatsvinden.

 

3. Verantwoordelijke

De directie en de eigenaar van Van Warmerdam Opticiens is verantwoordelijk voor de verwerkingen die door of namens van Warmerdam Opticiens worden uitgevoerd.

 

4. Verwerkingen (Artikel 4, AVG)

De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een verwerking:

• Verzamelen, vastleggen en ordenen
• Bewaren, bijwerken en wijzigen
• Opvragen, raadplegen, gebruiken
• Verstrekken door middel van doorzending
• Verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen
• Samenbrengen van gegevens
• Afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens

Uit deze opsomming blijkt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet een verwerking is.

 

Doeleinden (Artikel 5, AVG)

Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld of daar waar een wettelijke grondslag voor bestaat. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden.

 

Rechtmatige grondslag (Artikel 6, AVG)

De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:

• Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel was
• Om een bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden
• Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking
• Om een verplichting na te komen die in de wet staat

 

Wijze van verwerking

De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet, en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt. In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen, of minder (belastende), persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden moet daar altijd voor gekozen worden.

Van Warmerdam Opticiens zorgt ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden. Deze gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht. Daarnaast beveiligt van Warmerdam Opticiens alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft. Hoe van Warmerdam Opticiens dit doet staat in het informatiebeveiligingsbeleid van Van Warmerdam Opticiens en in een eventueel aanvullend beveiligingsplan specifiek opgesteld voor een proces of registratie.

Doorgifte (Artikel 44 t/m 50, AVG)

Van Warmerdam Opticiens geeft geen persoonsgegevens door met een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie.

Van Warmerdam Opticiens geeft alleen persoonsgegevens door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie op grond van goedgekeurde afspraken door de Europese Commissie.

 

5. Transparantie en communicatie

In principe worden geen persoonsgegevens aan derden verstrekt tenzij er nadrukkelijke toestemming van de betrokkene is, bijvoorbeeld voor het doorgeven van informatie aan de oogarts.

 

Informatieplicht (Artikel 13,14, AVG)

Van Warmerdam Opticiens informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens aan van Warmerdam Opticiens geven, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop van Warmerdam Opticiens met persoonsgegevens om zal gaan. Dit kan bijvoorbeeld via een formulier gebeuren. De betrokkene wordt niet nogmaals geïnformeerd als hij/zij al weet dat van Warmerdam Opticiens persoonsgegevens van hem/haar verzamelt en verwerkt, en weet waarom en voor welk doel dat gebeurt.

Wanneer de gegevens via een andere weg verkregen worden, dus buiten de betrokkene om, wordt de betrokkene geïnformeerd op het moment dat deze voor de eerste keer worden verwerkt.

 

Verwijdering

Van Warmerdam Opticiens bewaart de persoonsgegevens zolang de klant van de diensten van Van Warmerdam Opticiens gebruik maakt of zolang aannemelijk is dat de klant gebruik gaat maken van de diensten van Van Warmerdam Opticiens , maar niet langer dan nodig is. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren.

 

Rechten van betrokkenen (Artikel 13 t/m 20, AVG)

De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:

• Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan van Warmerdam Opticiens te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.
• Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar gegevens worden verwerkt.
• Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij van Warmerdam Opticiens om dit te corrigeren.
• Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan van Warmerdam Opticiens te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.
• Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.
• Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. Van Warmerdam Opticiens zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.

 

Indienen van verzoek

Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via de e-mail ingediend worden. Van Warmerdam Opticiens heeft vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zal van Warmerdam Opticiens laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij van Warmerdam Opticiens , of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek kan van Warmerdam Opticiens aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.

 

6. Geautomatiseerde verwerkingen

Profilering (Artikel 22, AVG)

Profilering vindt plaats wanneer er een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt waarbij aan de hand van persoonsgegevens naar bepaalde persoonlijke aspecten van een persoon wordt gekeken om deze persoon te categoriseren en te analyseren, of om zaken te kunnen voorspellen. Voorbeelden van persoonlijke aspecten kunnen zijn; woonsituatie, interesses, gedrag of locatie.

Om profilering wat duidelijker te maken gebruiken we het volgende voorbeeld: Wanneer een bezoeker op de website naar een bepaalde dienst kijkt, mag van Warmerdam Opticiens geen actie ondernemen om de dienst aan te bieden. Opticiens mogen wel bekijken hoe vaak een bepaalde dienst bekeken is, maar dus niet specifiek gericht adverteren. Daarnaast geeft de wet aan dat er geen besluit mag worden genomen op basis van profilering.

 

Toelichting
Wettelijk is het niet verplicht om aan te geven of van Warmerdam Opticiens gebruik maakt van profilering, maar het geeft daarmee wel meer transparantie richting de klant. Een mogelijkheid zou zijn om hier te laten zien of, en waar, van Warmerdam Opticiens gebruik maakt van profilering.

Let op: Volgens de AVG is het niet toegestaan om profilering te gebruiken. In Artikel 22.2 worden de uitzonderingen opgesomd: 1. Noodzakelijk voor de uitvoering van een overkomst tussen de betrokkene en de verwerkingsverantwoordelijke. 2. toegestaan door Nederlands/EU recht. 3. Na toestemming van de betrokkene.

 

Profilering

Opticien Van Warmerdam Opticiens maakt geen gebruik van profilering.

 

Inzet van camera’s

Binnen van Warmerdam Opticiens wordt onder bepaalde omstandigheden gebruik gemaakt van cameratoezicht. Camera’s kunnen een grote inbreuk maken op de privacy van diegene die gefilmd worden. Om de privacy zo goed mogelijk te waarborgen worden camera’s alleen ingezet wanneer er geen andere manieren zijn om het doel te bereiken, en worden er eisen gesteld aan de inzet van camera’s.

 

Toelichting
De enige verplichting voor het gebruik van camera’s is het op duidelijke wijze kenbaar maken wanneer iemand zich in het camera gebied bevindt. Wettelijk is het niet verplicht om via andere kanalen aan te geven waar van Warmerdam Opticiens zijn camera’s heeft hangen, maar het geeft daarmee wel meer transparantie richting de betrokkene.

 

Cameratoezicht

Wij maken gebruikt van cameratoezicht. Van Warmerdam Opticiens heeft camera’s in de volgende ruimtes geplaatst.
– Winkelruimte voor
– Winkelruimte achter

Het is van groot belang om de beveiliging van de camera’s goed in te stellen wanneer de camera’s verbonden zijn met het internet.

 

7. Plichten van Van Warmerdam Opticiens

 

Register van verwerkingen (Artikel 30, AVG)

Van Warmerdam Opticiens is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan Van Warmerdam Opticiens de verwerkingsverantwoordelijke is. Elk register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:

• De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, mogelijk, de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke;
• De doelen van de verwerking;
• Een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen;
• Een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens;
• Een beschrijving van het delen van persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie;
• De termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist;
• Een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.

 

Gegevensbescherming effectbeoordeling (Artikel 35, AVG)

Met een gegevensbescherming effectbeoordeling worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Van Warmerdam Opticiens voert deze uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking plaatsvindt of een verwerking waarbij bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt. Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt.

Datalekken (Artikel 33,34, AVG)
We spreken van een data-lek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer er een data-lek heeft plaatsgevonden meldt van Warmerdam Opticiens dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan het AP (Autoriteit Persoonsgegevens). Als dit later dan 72 uur is wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt van Warmerdam Opticiens dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd.

 

Afsluiting

Als van Warmerdam Opticiens een wettelijke verplichting niet nakomt kan de betrokkene een klacht indienen bij van Warmerdam Opticiens en/ of bij de AP. Deze zal via de klachtenregeling van Van Warmerdam Opticiens worden behandeld.

 

Disclaimer:
Dit product is een eenvoudige en begrijpbare vertaling van de huidige privacywetgeving en gebaseerd op de AVG. Vanzelfsprekend is de toepasbare wet- en regelgeving altijd leidend en kunnen er geen rechten ontleend worden aan dit document.